マイナンバー制度のご紹介
当事務所は、TKC全国会が認定する「マイナンバー制度アドバイザー事務所」です。
貴社のマイナンバー制度の円滑な導入と運用をご支援します。
(1)マイナンバー制度とは？ ＞＞詳細
マイナンバー制度は、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正を実現する社会基盤です。
(2)貴社がするべきことは何か？ ＞＞詳細
マイナンバーの通知以降、利用開始時、利用開始以降に行うべき事項を確認しましょう。
(3) 安全・安心・便利なTKCシステム ＞＞詳細
マイナンバー制度に対応したTKCシステムをご紹介します。
マイナンバー制度とは？
マイナンバー制度は、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤であり、
期待される効果としては、大きく３つあげられます。
被災者台帳の作成などにマイナンバーを活用することで、迅速な行政支援が期待できます。
マイナンバーが必要となる時期、主な場面
平成28年1月から、社会保障、税、災害対策の3つの分野の行政手続に必要となり、書類への記載が必要になります。
マイナンバーは社会保障・税・災害対策分野の中でも、法律や地方公共団体の条例で定められた行政手続にしか使えません。
| 社会保障関係の手続 | 税務関係の手続 | 災害対策 |
|---|---|---|
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※このほか、社会保障・地方税・災害対策に関する事務やこれらに類する事務で、地方公共団体が条例で定める事務にマイナンバーを利用することができます。
マイナンバーを記載した申告書等の提出時期
平成28年1月1日の属する年分、またはそれ以降に開始する事業年度に係る申告書から記載が必要です。
平成28年1月1日以降に提出すべき申請書等から記載が必要です。
平成29年1月1日以後、記載が必要です。
「通知カード」と「個人番号カード」は、別のカードです
「通知カード」とは
- 「通知カード」は、“紙製”のカードで、マイナンバー（個人番号）をお知らせするものです。
- 平成27年10月中旬以降、住民票を有する全ての住民に対し、簡易書留により郵送されます。
- 券面には、「氏名」「住所」「生年月日」「性別」と「マイナンバー（個人番号）」等が記載されています。
「通知カード」のイメージ
「通知カード」の下に「個人番号カード交付申請書」がついています。
「通知カード」、「個人番号カード交付申請書」は行政手続きや個人番号カードの申請に関して必要になりますので大切に保管してください。
「通知カード」の利用用途
行政機関の窓口等でマイナンバー（個人番号）を求められた際に利用可能です。
ただし、本人確認を行うために運転免許証等の書類の提示が必要となります。
なお、「個人番号カード」の交付を受ける場合、「通知カード」は市区町村に返納しなければなりません。
「個人番号カード」とは
- 「個人番号カード」は、ICチップ付きの“プラスチック製”のカードです。
- 券面には「氏名」、「住所」、「生年月日」、「性別」、「マイナンバー（個人番号）」と本人の「顔写真」等が表示されます。
- 「個人番号カード」の取得には、交付申請が必要です。
「個人番号カード」のイメージ
※うら面のマイナンバーは、法律で認められた人しか、コピーを取ったり、書き写したりすることはできません。
※「個人番号カード」の有効期間は、カード発行時の年齢が20歳以上の場合は、発行の日から10回目、20歳未満の場合は発行の日から5回目の誕生日までです。
※「個人番号カード」のICチップに格納されている2つの電子証明書（署名用・利用者証明用）の有効期間は、発行の日から5回目の誕生日までです。
なお、署名用電子証明書は実印に相当するため、15歳未満の方については、「住基カード」における取扱いと同様に原則として発行されません。
※「住基カード」は有効期限まで利用できますが、「個人番号カード」との重複所持はできません。
「個人番号カード」の利用用途
個人番号を証明する書類や本人確認の際の公的な身分証明書として利用できるほか、自治体サービス、e-Tax等の電子証明書を利用した電子申請等、様々なサービスにもご利用いただけます。
- ＩＣチップに記録される電子証明書を用いて、e-Taxなどの電子申請を行えます。
- 図書館利用証や印鑑登録証など、市区町村や国等が提供する様々なサービス毎に必要だった複数のカードが個人番号カードと一体化できるようになります。
- コンビニなどで、住民票、印鑑登録証明書などの公的な証明書を取得できます。
- 平成29年1月から開始されるマイナポータルへのログインをはじめ、各種の行政手続のオンライン申請に利用できるようになります。
- オンラインバンキングをはじめ、各種の民間のオンライン取引に利用できるようになります。
※マイナンバー制度導入後は、社会保障・税・災害対策における各種手続において、身元（実存）確認とともに、個人番号の記載・確認を求められることとなります。
この際、もし「個人番号カード」がなければ、通知カード等番号確認のための書類と、運転免許証や旅券等身元確認のための書類の2種類の書類が必要となります。
しかし、「個人番号カード」を取得すれば、1枚で番号確認と身元確認を行うことができます。
※「個人番号カード」は、金融機関等本人確認の必要な窓口で身分証明書として利用できますが、個人番号をコピー・保管できる事業者は、行政機関や雇用主等、法令に規定された者に限定されているため、規定されていない事業者の窓口において、個人番号が記載されているカードの裏面をコピー・保管することはできません。
「個人番号カード」の交付申請と受取り
- 「個人番号カード交付申請書」を市町村に申請することで、平成28年1月以降に交付されます。
- 交付申請の手数料は、当面は無料とされています。ただし、再発行の際は原則として手数料が必要となります。
- 申請方法は、郵便による申請のほか、パソコン・スマートフォンからのオンライン申請も可能です。
- 申請には顔写真の提出が必要です。
（注）顔写真は「適切な規格」で提出してください。 - 交付申請後、自宅に「交付通知書（はがき）」が届きます。
本人確認書類等（※）を持って、交付場所に受け取りに出向きます。
※①交付通知書（はがき） 、②「通知カード」、③ 運転免許証等の本人確認書類、④住民基本台帳カード（お持ちの方のみ・返納）
「個人番号カード」の紛失・盗難にあった場合は
- 「個人番号カードコールセンター」に連絡してください。機能を一旦停止することができます。
0570-783-578（全国共通ナビダイヤル）
（注）「通知カード」の紛失・盗難については、お住まいの市区町村にお問い合わせください。
貴社がするべきことは何か？
従業員を雇用する “すべての事業者”が対象です
パートやアルバイトを含む従業員を雇用している “すべての事業者”の方が対象となります。
事業者の方は、平成28年1月から、順次、税と社会保障の手続でマイナンバーを記載することとなります。
制度への対応に必要な準備
まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。
組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。
マイナンバーの取扱いの注意点
マイナンバー制度では、行政機関だけでなく民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。
マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
取得
マイナンバーの取得は法令で定められた場合だけです。
これ以外では取得できません。
- 法律の範囲内で利用目的を特定し明示しておく必要があります。
- マイナンバーを取得する際は、他人のなりすまし等を防止するため厳格な本人確認を行います。
利用・提供
マイナンバーには利用・提供・収集に関する制限があります。
法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。
- 特定個人情報の収集に関しても法律で限定的に認められた場合を除いて収集することはできません。
※特定個人情報とは、マイナンバーをその内容に含む個人情報
保管・廃棄
マイナンバー及び特定個人情報は法律で限定的に明記された場合を除き収集・保管することはできません。
- 事務を処理する必要がある場合に限り保管し続けることができます。
- 作成事務を処理する必要がなくなった場合や保存期間を経過した場合、速やかに廃棄・削除する必要があります。
マイナンバーの安全な管理のために必要な措置
マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。
マイナンバーの取扱いについて法律が求める保護措置及びその解釈について、具体例を用いて解説したガイドライン｢特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)｣を参考に安全管理措置を講じる必要があります。
| 1.基本方針の策定 |
|---|
| 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。 ・特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（サンプル) |
| 2.取扱規程等の策定 |
| 特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければなりません。 なお、従業員の数が100人以下の中小規模事業者には、実務への影響が配慮した対応方法が示されています。 ・特定個人情報取扱規程（サンプル） |
| 3.組織的安全管理措置 |
| 安全管理について従業者の責任と権限を明確に定め、安全管理に対する規程や手順書を整備運用し、その実施状況を確認することです。 ・組織体制の整備 ・規程等の整備と規程等に従った運用 ・取扱状況を確認する手段の整備 ・安全管理措置の評価、見直し及び改善 ・事故又は違反への対処に対応する体制の整備 |
| 4.人的安全管理措置 |
| 従業者に対する、業務上秘密と指定された個人データの非開示契約の締結や教育・訓練等を行うことです。 ・雇用契約時及び委託契約時における非開示契約の締結 ・従業者に対する教育・訓練の実施 |
| 5.物理的安全管理措置 |
| 特定個人情報等の漏えい・盗難等を防ぐために、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことができないような措置を講じることです。 ・入退館（室）管理の実施 ・特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ・パソコン等の盗難等の防止 ・パソコン等を持ち出す場合の漏洩防止 |
| 6.技術的安全管理措置 |
| 個人データ及びそれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等、個人データに対する技術的な安全管理措置を講じることです。 ・アクセス者の識別と認証 ・アクセス制御、アクセスの記録 ・アクセス権限の管理 ・外部からの不正アクセス等の防止 ・情報漏洩等の防止 |
安全・安心・便利なTKCシステム
PXまいポータル
当事務所は、マイナンバー制度対応に、TKCのマイナンバー対応ソリューション「PXまいポータル」のご利用をお勧めします。
システムの導入と運用は、当事務所がサポートさせていただきます。
※「PXまいポータル」は、TKC給与計算システム（PXシリーズ）のオプションとして提供されます。
「PXまいポータル」をお勧めする5つの理由
1.パソコンにマイナンバーが保存されないため、安全・安心
TKCのマイナンバー対応ソリューション「PXまいポータル」は、役社員から収集したマイナンバーを暗号化して、クラウドで安全に保管できるサービスです。そして、給与計算システム（PXシリーズ）で、マイナンバーが必要になった場合のみ、クラウドに保管されているデータを参照し、紙面に印刷・電子申告できます。
また、マイナンバーを従業員自らスマホやパソコンからクラウドに直接アップロードできます。これにより、マイナンバーが入力されたファイルをメールで受け渡しするなどのリスクを冒さず、マイナンバーの収集にリスクが発生しない仕組みを提供します。
2.自社で運営されているデータセンターのため、安全・安心
平成15年10月の開設以来、TKCでは、当事務所とその関与先企業、地方公共団体、中堅・大企業が、安全かつ安心なICT環境で情報システムを利用し、万一の事態にも業務を維持・継続させることができるようTISCを運営しています。
その最大の特長は、災害に強い堅牢な建物や最高度の情報セキュリティ対策などインフラ面の整備に加え、TKC社員が24時間365日サービスの稼働状況を監視するなど運用面でも万全な体制をとっていることです。このTISCを拠点として、“ 安全・安心・便利”なクラウドサービスを提供しています。
「ISO/IEC 27018」とは
個人情報を取り扱うパブリッククラウド事業者のための、個人情報を保護するための実施基準を規定している、クラウドにおける個人情報の保護に特化した初めての国際規格です。
情報セキュリティマネジメントの実践のための規範として広く利用されている国際規格ISO/IEC 27002をベースとしており、仮想空間上で実施する個人情報管理のベストプラクティスを提供しています。
3.給与計算システムと自動連携できるので、安全・安心
マイナンバーを給与計算システムに取り込む際、ＣＳＶファイルを介さず、給与計算システムと自動連携します。これにより、マイナンバーが入力されたファイルをパソコンに保存されてしまうリスクは発生しません。
さらに、年末調整事務における、当事務所とのマイナンバーを含むデータの連携は、クラウド上で安全に行われます。
4.扶養控除等申告書と一緒にマイナンバーを収集できるので、安全・安心
「PXまいポータル」には、「扶養控除等申告書のWeb入力・確認機能」が標準機能として搭載されています。
当機能を利用することで、マイナンバーと一緒に扶養控除等申告書を、紙では無く電子データで安全に収集できます。
従業員は、スマホ等から、配偶者、扶養親族のマイナンバーを、自身のマイナンバーおよび本人確認書類（通知カード等の券面の画像）と一緒に電子データで提供できます。これにより、漏えい・紛失のリスクを大幅に低減できると同時に、効率的にマイナンバーを収集できます。
5.給与明細や源泉徴収票を電子データで配布できるので、さらに便利
さらに「PXまいポータル」なら、給与明細や源泉徴収票等を役社員へ安全に配付できる機能を利用できます。
紙で配付しないので、漏えい・紛失のリスクを低減できます。また、印刷・配付にかかるコストを削減し、給与事務にかかる負担を軽減します。
TKC給与計算システム（PXシリーズ）
給与計算関連法令への迅速な対応
当事務所がおすすめする、TKC給与計算システム（PXシリーズ：PX2、PX3、PX4クラウド、あんしん給与（※）)には、最新の「源泉徴収税額表」「標準報酬月額表」および「社会保険料率」を搭載しています。そのため、常に正確な給与計算が行えます。
※あんしん給与は、ｅ21まいスター（会計・給与・請求をワンパッケージにしたシステム）に搭載されています。
マイナンバー制度にもしっかり対応
TKC給与計算システム（PXシリーズ）のマイナンバー制度への対応では、「事業者向けガイドライン」（※）に準拠するため、５つの安全策を搭載しています。
- システムログイン時のID/パスワード入力
- マイナンバーへのアクセス権限の設定機能（ユーザごとに権限設定）
- マイナンバーへのアクセス記録（ログ）の自動保存
- TKCデータセンターにアクセスできるパソコンの制限機能（デバイス認証）
- 退職社員のマイナンバーの削除機能
※ マイナンバーの安全な管理については、特定個人情報保護委員会から事業者向けガイドラインが示されています。
（例）アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセスの防止など
PX法定調書作成システム
PX法定調書作成システムは、 TKC給与計算システムとデータ連動して、法定調書の作成から電子申告まで一貫して自社で完結できます。
法令に準拠したシステムで、簡単かつスムーズに法定調書作成業務を行えます。
※PX法定調書作成システムの利用には、「TKC給与計算システム（PX2、PX3、PX4クラウド）」が必要です。
ご利用のメリット
- 報酬・料金や不動産の使用料などの法定調書データをいつでも入力できます。
- TKC給与計算システム（PX2、PX3、PX4クラウド）と連動できます。
- 法定調書（国税）、給与支払報告書（地方税）を電子申告できます。
※電子申告は、自社で行う方法と当事務所に依頼して行う方法を選択できます。
作成できる法定調書
- 給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書(※)
- 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
- 報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
- 不動産の使用料等の支払調書
- 不動産等の譲受けの対価の支払調書
- 不動産等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書
- 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
- 給与支払報告書（総括表）
※TKC給与計算システムからの年末調整結果データの読み込みにより作成できます。
電話サポート（P-デスク）
PXまいポータル、TKC給与計算システム（PX2またはあんしん給与）の操作方法で困ったら、TKCのコールセンター「P−デスク」もご利用いただけます。
※「P−デスク」は、株式会社TKCが運営するPX2専用のコールセンターです。
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